AutomaçãoRPA

Como identificar oportunidades de automação de processos?

Há um vasto número de usos para RPA – a lista de possibilidades de automação de processos é quase infinita e pode beneficiar qualquer negócio que possua processos manuais trabalhosos ou repetitivos / entediantes. Mas isso não significa que o vasto potencial desta tecnologia se encaixe em qualquer lugar.

Então como você pode melhor identificar e avaliar processos dos quais RPA poderia trazer resultados tangíveis? Como ponto de partida, você precisa entender por completo o processo que está considerando automatizar. Isso parece óbvio, mas muitas organizações iniciam a implementação de uma solução de RPA com muitos pontos cegos em seus processos já existentes.

RPA automatiza um processo claramente definido. Muitas pessoas não têm um processo claramente definido, então começam a automatizar e, ou automatizam de forma errada, ou depois se perdem fazendo a engenharia reversa do processo.

Tendo isso em mente, vamos começar listando uma série de perguntas que possam ajudar nesse pontapé inicial de descoberta de processos aptos a automação.

Primeiramente recomenda-se listar quais tarefas são:

  • Repetitivas
  • Alto volume
  • Baseada em regras
  • Sujeita a erro humano

Se as tarefas checam todos esses itens, já são provavelmente grandes candidatas a uso de RPA. Mas vamos mais a fundo:

  1. A tarefa pode ser executada manualmente por uma pessoa, usando um computador com sistemas / aplicações instaladas?
  2. O sistema de negócios não dispõe de API ou a base de dados por trás da aplicação é inacessível?
  3. O fornecedor principal cobra adicional para atualizar dados nas aplicações que gerencia?
  4. O funcionário performa a tarefa mais de uma vez na semana?
  5. A tarefa envolve dados confidenciais? (Neste caso, as soluções de RPA são indicadas para lidar com informações confidenciais. Dentre outras razões, ela pode reduzir a probabilidade de os dados serem extraviados como resultado de um erro humano.)
  6. A tarefa precisa ser completada rapidamente com um número limitado de funcionários?
  7. Há tarefas repetitivas que as pessoas não gostam de performar?

As últimas duas perguntas também refletem o uso de RPA para melhorar a satisfação no trabalho.

Vamos continuar pensando em formas qualitativas de onde RPA pode ajudar:

  • Quais as áreas de baixo desempenho?
  • Onde aplicativos rígidos ou silos de informações estão criando gargalos?
  • Há processos que só poderiam ser escalados caso se contrate mais pessoas?
  • Há funcionários performando tarefas manuais repetitivas?
  • Há especialistas altamente remunerados dedicados a tarefas administrativas demoradas?
  • Erros de digitação durante processos manuais estão causando retrabalho?
  • Sua empresa está considerando terceirizar processos que você prefere manter local?

Use essas perguntas para construir um diagnóstico para avaliar a adequação de um processo para RPA.

Fonte: The Enterprisers Project, 2019 “How to identify Robotic Process Automation (RPA) opportunities”

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